העסק העצמאי שלכם מתפתח והתחלתם בחיפוש אחר משרד להשכרה שיתאים לצרכים שלכם? הגעתם למקום הנכון, במאמר הבא נפרוט 15 טיפים לבחירת משרדים להשכרה או חלל עבודה שיצעיד את העסק והעצמאיות הכלכלית שלכם קדימה. מוכנים?
בחירת משרד להשכרה או חלל עבודה לעסק שלנו, מהווה נקודת מפנה חשובה ומרגשת בהתפתחות העסקית של כל עצמאי. עלינו לוודא שנבחר מקום שיאפשר לנו להתפתח, לצמוח וכזה שיעניק לנו גם כלים לקידום העסק בדרך להצלחה כלכלית.
לכן, לבחור "סתם" משרד או מה שהכי זול יכול להיות טעות פטאלית, שבטווח הקצר לא תפגע לנו בכיס, אך כמעט בוודאות תפגע בנו בטווח הארוך יותר.
בדרך להחלטה שכזו, החלטנו להרים מאמר שיסקור 15 טיפים שיעזרו לכם לסנן בין המגוון העצום של משרדים להשכרה היום ולבחור את המקום שיסייע לכם לעבוד בצורה הטובה ביותר. אז בין אם פתחתם עוסק מורשה ואתם מחפשים משרד, או שיש לכם חברה בע"מ ואתם מחפשים לשדרג את המשרד הקיים, או שמא אתם פרילנסרים שנותנים שירותים מרחוק, הטיפים הללו יוכלו לסייע לכם בתחילת הדרך.
1. האם אתם בכלל צריכים להשכיר משרד
בעבר, כמעט תמיד בעל עסק היה חייב להשכיר משרד כדי להביא לקוחות ולמכור יותר. כיום, בעידן הגלובלי והאינטרנטי ובייחוד נוכח נגיף הקורונה, לא תמיד חייב להשכיר משרד קבוע כדי לפגוש לקוח פוטנציאלי או כדי לנהל עסק מניב רווחים. הכל תלוי באופי העסק שלכם. הנדל"ן המסחרי והאופי התעסוקתי שינו פניהם ב-10 השנים האחרונות, כך שלכל יזם או עצמאי יכול להתאים סוג משרד שונה. יש יזם שיספיק לו משרד בבית, עצמאי שצריך מקום לעבוד ממנו בחללי עבודה משותפים או בעל עסק שצריך משרד במגדל מסחרי. עליכם להגדיר היכן העסק שלכם יעבוד ויתפקד בצורה הטובה ביותר ובהתאם לכך להשכיר מקום מתאים.
2. בחרו מקום שקרוב לשותפים שלך\העובדים שלך
אם החלטתם שאתם חייבים משרד עבודה מוגדר לעסק, אז המיקום הגיאוגרפי בהחלט מהווה שיקול מרכזי בבחירת משרד להשכרה. ודאו שהבחירה היא במקום שקרוב גם לעובדים או השותפים שלכם. אם אין לכם שותפים\עובדים, אבל אתם כן צופים התפתחות – בחרו מקום שבמרכז העניינים לתפעול קשרים עסקיים פוטנציאליים.
3. בדקו אם הגישה למשרד נגישה ונוחה
מתישהו, הקורונה תיגמר. עלינו לבחור מקום שנגיש בעבור הלקוחות הקיימים או העתידיים. על כן רצוי לחשוב על חלל עבודה שנמצא באזור נגיש לאוכלוסייה, שקל למצוא אותו עם מקומות חנייה, תחבורה ציבורית וגישה נוחה להגעה. אם במסגרת העסק, יוצא שאתם כלל לא נדרשים להיפגש פיזית עם לקוחות, בחנו אפשרות להשכיר משרד שלא בהכרח במרכז העיר – לרוב מחירו יהיה זול יותר משמעותית.
4. ערכו תקציב שנתי קפדני בנוגע לעלויות המשרד
אז אחרי בחירת המיקום, כנראה שהשיקול השני הוא המחיר. אל תרוצו לבחור מה שהכי יקר והכי נחשב ומה שיכול ויגרום לכם להיכנס לחובות גדולים מדי עוד לפני שהתחלתם בפעילות העסקית. לפני שאתם מתחילים לחפש, צמצמו את התקציב שיאפשר לכם להתנהל בהמשך.
5. יש מקום במשרד לפגישות
אז מלבד מקום לעצמנו, צריך לוודא שיש מקום נעים להביא לקוחות לצורך פגישות, אם יש לכם זרם שוטף של לקוחות אולי צריך גם חדר המתנה. אם מדובר על לקוח פעם בחודש או פעם בשבוע, אולי כלל אין צורך בכך, וכדאי להשכיר חדר ישיבות באופן חד פעמי או להיפגש בבית קפה\מסעדה. בנוסף, אם יש לכם שותפים או צוות עובדים, רצוי שיהיה מקום לישיבות צוות.
6. אל תשכחו את ההוצאות הנוספות של אחזקת משרד
ישנם המון הוצאות נוספות הקשורות להשכרת משרד, אותם אסור לשכוח ולכלול אותם בתקציב של המשרד שלכם. דמי השכירות הם רק חלק אחד בפאזל העלויות. למשל עליכם לצרף לתקציב את מחיר הארנונה בגין המשרד, חשמל, מים (אם הוא בכלל מחובר לשירותים הללו), שירותי ניקיון, אינטרנט ותקשורת, ריהוט, ציוד משרדי וכו'.
7. וודאו שחוזה השכירות שלכם תקני
דאגו לבדוק את חוזה השכירות לעומק ובדקו שאתם לא מפספסים שום דבר. אם אתם מגיעים לנכס והבעלים מתחייב לתקן מזגן דולף או סדקים בקיר, דאגו שהדבר יירשם בחוזה לפני שאתם חותמים עליו, אל תסמכו רק על המילה של הבעלים. בנוסף, חשוב לבדוק את תנאי היציאה למקרה שהדברים בעסק לא ילכו כמו שצריך.
8. מי אחראי לתיקונים במשרד
תיקונים במשרד תמיד יכולים ליפול עלינו בעת כלשהי ואין ספק כי מדובר בהוצאה שיכולה להיות משמעותית. אם לפי החוזה, בעל הבית אחראי לטפל בכך – דאגו שיירשם שהעניין צריך להיות מטופל תוך זמן סביר ומהיר. אם לפי החוזה, אתם האחראיים, דאגו לשמור רזרבות בתקציב "למקרה ש...". לאיזה תיקונים אנחנו מתכוונים? פריצות למשרד, נזק מגשמים וסופות, בלאי סביר וכו'.
9. החליטו על קונספט העיצוב של המשרד
איך אתם רוצים את המשרד שלכם – מרחב פתוח או יותר עמדות עבודות? כיצד יופרדו עמדות העבודה? חסימה של קיר כדי ליצור פרטיות? או זכוכית שקופה\מחוספסת מספיקה? חשבו מה העדפות שלכם ואיך לדעתכם הסביבה העיצובית של המשרד יכול לתרום לתפקוד שלכם או של הצוות.
10. חשבו על השירותים שתרצו מסביב למשרד
גורם חשוב נוסף שצריך לחשוב עליו כאשר מחפשים משרד או חלל עבודה הוא השירותים הקרובים למקום. חשוב לבחון אילו שירותים ייחודיים(למשל מסעדות טובות\זולות, בתי קפה, בנקים, מוסדות המדינה וכו') אתם צריכים במסגרת העבודה שלכם ולבחור את מיקום המשרד בהתאם לכך. למשל, עורכי דין יצטרכו לשכור משרד בקרבת בית המשפט, מוסדות הביטוח הלאומי, משרד הפנים וכו'. הייטקיסטים יצרכו משרד בקרבת הייטקיסטים אחרים כדי ליצור שיתופי פעולה ומידע למשל. בלוגרים, בעלי חנויות באינטרנט, דרופשיפרים וכו' יצטרכו מקום עם אנשים כדי לא להתנוון לבד מול המחשב ;) .
11. אבטחה בבניין המשרד
מבאס להגיע למשרד בבוקר ולראות אותו פרוץ לא? זה נכון שאולי רכשתם ביטוח לכל הציוד במשרד, אבל עדיין חשוב לבדוק את אופציות האבטחה שהמשרד מציע כמו שומר בכניסה, דלת נעולה עם כרטיס גישה, קוד כניסה, מצלמות אבטחה וכו'. מה גם שהדבר מקרין ביטחון בפני לקוחות שמגיעים.
12. בחרו מקום שמתאים למידות שלכם
נכון שנרצה משרד כמה שיותר גדול, אך כלל לא בטוח שזו האופציה הטובה ביותר, גם בגלל העלויות הכרוכות בדבר וגם בגלל שפשוט אין צורך בכך. מה גם שמרחק גדול מדי בין עובד לעובד או מרחב גדול מדי אם אתם לבד יגרום לכם להרגיש בודדים וקטנים יותר (מחקרית), מה שיפגע בוודאות בפרודקטיביות הדרושה ממכם.
13. וודאו באיזה מצב תקבלו את המשרד
ישנם משרדים שלא תמיד מסופקים לפי הפרסום. מה גם שחלקם יידרשו עבודה ושיפוצים טרם הכניסה. חשוב לבדוק את הפרטים הללו טרם החתימה וההתחייבות. יכול להיות שבעלי הנכס לא אמרו לכם שהשוכר הקודם לוקח איתו את הדלתות והשטיחים? יכול להיות שהטפטים לקירות לא כלולים בשכירות? בדקו את הדברים האלה לפני, הם נראים שגרתיים אבל בפועל יש להם משמעות עצומה.
14. איך המשרד ייראה לאחרים?
בין אם זה נכון או לא, לעטיפה של המוצר יש אימפקט נרחב על החלטת הלקוח אם לקנות או לא. בצורה דומה, אם תשכירו משרד שנראה על הפנים, בבניין מתפורר, לקוחות פוטנציאליים יפחדו לתת לכם את הכסף שלהם. אם הלקוחות שלכם לא רואים אתכם, או שאין להם בעיה להיפגש בבית קפה, אז הטיפ הזה פחות רלוונטי.
15. תקופת חוזה השכירות
אורך תקופת השכירות היא גם גורם שעליכם לשקול בכובד הראש. מצד אחד לחתום על חוזה השכרת משרד לטווח ארוך נותנת לכם יציבות, נוחות ואפשרות מיקוח להורדת מחיר השכירות החודשי. מצד שני, קצת בעייתי להיכנס להתחייבויות ארוכות טווח כבר בתחילת העסק – בין אם העסק לא יתרומם ותיתקעו עם חוזה השכירות או שתצטרכו להשכיר מקום גדול יותר. מה ניתן לעשות? נסו להגיע להסכמה עם בעל הנכס, והכניסו לחוזה סעיפים בדבר יציאת השוכר לפני תום התקופה – למשל קנס כספי מסוים, אפשרות להשכיר את הנכס בשכירות משנה, אחריות השוכר למצוא שוכר חלופי וכו'.
מציאת משרד נכון להשכרה אינה עניין פשוט וקל
בשורה התחתונה השכרת משרד או חלל עבודה אינה החלטה של מה בכך. עלינו לשקול מגוון שיקולים, כלכליים, גאוגרפיים וכן שיקולים תכנוניים עתידיים להמשך העסק וההתפתחות שלנו.
זה לא פלא, שהחלו לצוץ היום עשרות מתחמי עבודה משותפים שרוצים לענות על כל הדילמות והבעיות של השכרת משרדים. המתחמים הללו מספקים מעטפת של שירותים הכוללת בחבילה אחת כמעט כל מה שבעל עסק צריך. כל מה שנשאר הוא לבחור איפה אתם רוצים את זה.
